退職を決意したとき、「何から始めればいいのか分からない」「やることが多すぎて混乱する」という声をよく聞きます。確かに、退職には業務の引き継ぎから各種手続き、人間関係の整理まで、様々な準備が必要です。
しかし、事前にしっかりとリスト化して一つずつ着実に進めることで、安心して円満退職を迎えることができます。準備不足によるトラブルを避け、次のステップに向けて良いスタートを切るためにも、計画的な準備が欠かせません。
本記事では、退職前にやるべきことを「仕事編」「社内手続き編」「生活準備編」「人間関係編」の4つのカテゴリーに分けて、分かりやすく整理してお伝えします。この記事を参考に、余裕を持って退職準備を進めていきましょう。
退職前にやるべきことリスト【仕事編】
仕事関連の準備は退職準備の中でも最も重要な部分です。後任者がスムーズに業務を引き継げるよう、丁寧な準備を心がけましょう。
業務の引き継ぎ
業務の引き継ぎは、退職準備の中でも最も時間と労力を要する作業です。後任者が困らないよう、詳細なマニュアル作成と丁寧なレクチャーが必要になります。
まず、現在担当している業務をすべてリストアップしましょう。日常業務から月次・年次の業務、特別なプロジェクトまで漏れなく洗い出すことが大切です。その上で、各業務について以下の要素を含む引き継ぎマニュアルを作成します。
業務の目的と背景、具体的な作業手順、使用するシステムやツール、関係者の連絡先、注意すべきポイントやトラブル対応方法などを詳しく記載しましょう。特に、経験によって培ったコツや、過去に起こったトラブルとその対応方法は、後任者にとって非常に価値のある情報となります。
マニュアル作成後は、後任者との引き継ぎセッションを複数回設けることをお勧めします。一度に全てを伝えようとせず、業務の重要度に応じて段階的に引き継ぎを行うことで、後任者の理解度も深まります。また、実際に一緒に作業を行いながら説明することで、より実践的な知識を伝えることができます。
引き継ぎ期間中は、後任者からの質問にいつでも答えられるよう、できるだけ席を離れないようにしましょう。退職直前になって慌てることのないよう、引き継ぎは退職予定日の1か月前には完了するよう計画を立てることが重要です。
社内で使用していたデータや資料の整理
長期間働いていると、パソコンやデスク周りには大量のデータや資料が蓄積されます。退職前には、これらを適切に整理し、必要に応じて会社に引き継ぐ準備をしなければなりません。
まず、パソコン内のデータ整理から始めましょう。個人のファイルと会社の業務に関するファイルを明確に分け、業務関連のファイルについては適切なフォルダに整理します。ファイル名も後任者が理解しやすいよう、統一された命名規則で整理し直すことをお勧めします。
重要な業務データについては、共有フォルダに移動させ、アクセス権限も適切に設定しましょう。また、定期的にバックアップを取っている場合は、そのバックアップ方法や保存場所についても引き継ぎ資料に記載しておきます。
紙の資料については、現在も使用しているものと過去の資料に分類します。現在も参照する可能性のある資料は、後任者がすぐに見つけられるよう整理して引き継ぎます。一方、保存期限を過ぎた資料や不要になった資料は、会社の規定に従って適切に処分します。
個人的な資料やメモについては、業務に関連する部分は引き継ぎ資料に含め、完全に個人的なものは退職前に持ち帰るか処分します。この整理作業は思った以上に時間がかかるため、退職が決まったらできるだけ早めに着手することをお勧めします。
取引先・顧客への引き継ぎや挨拶
取引先や顧客との関係維持は、会社にとって非常に重要な資産です。退職に伴い、これらの関係を後任者にスムーズに引き継ぐことは、会社への最後の貢献とも言えるでしょう。
まず、現在関わっている全ての取引先・顧客をリストアップし、それぞれとの関係性や取引内容、今後の予定などを整理します。特に重要な取引先については、上司や後任者と相談の上、直接訪問して挨拶と引き継ぎを行うことを検討しましょう。
引き継ぎの際には、後任者の紹介だけでなく、これまでの取引経緯や相手方の特徴、今後の案件予定なども詳しく説明します。可能であれば、後任者同行の上で取引先を訪問し、顔合わせの機会を設けることで、よりスムーズな引き継ぎが実現できます。
メールでの挨拶を行う場合は、退職の報告、後任者の紹介、これまでのお礼を含めた丁寧な文面を心がけましょう。また、引き継ぎに関する具体的な質問がある場合の連絡先として、上司や後任者の連絡先も明記しておきます。
顧客からの信頼が厚い場合は、退職によって取引関係に影響が出る可能性もあります。そのような場合は、上司と十分に相談し、顧客が安心して今後も取引を継続できるよう、丁寧なフォローアップを行うことが重要です。
退職前にやるべきことリスト【社内手続き編】
退職に伴う社内手続きは、法的な義務や会社の規定に関わる重要な事項です。漏れなく確実に進めることで、トラブルを避けることができます。
退職願・退職届の提出
退職の意思を正式に表明するための退職願・退職届の提出は、退職手続きの第一歩です。会社によって提出する書類の形式や提出時期が異なるため、就業規則を確認することから始めましょう。
一般的に、退職願は退職の意思を会社に伝える書類で、会社側が承認することで退職が決定します。一方、退職届は退職することが確定した後に提出する届出書類です。どちらを提出すべきかは、会社の規定や退職の経緯によって異なります。
退職願・退職届には、提出日、宛先（通常は代表取締役社長）、退職理由、退職希望日、署名・捺印を記載します。退職理由については、具体的な不満を書くのではなく「一身上の都合により」と記載するのが一般的です。
提出のタイミングも重要です。多くの会社では就業規則で「退職日の1か月前までに提出すること」などと定められています。円満退職を目指すなら、規定よりも早めに提出することをお勧めします。また、提出前には直属の上司に口頭で退職の意思を伝え、了承を得てから正式な書類を提出するのがマナーです。
提出後は、人事部から退職に関する各種手続きについて説明があります。この時に、退職日の確定、有給休暇の取り扱い、退職時に必要な書類などについて詳しく確認しておきましょう。
会社から借りている物の返却
会社から貸与されている物品の返却は、退職手続きの重要な一部です。返却漏れがあると、後々トラブルになる可能性があるため、リスト化して確実に返却しましょう。
まず、社員証やIDカード、入館カードなどの身分証明書類の返却が必要です。これらは会社のセキュリティに関わる重要なアイテムのため、紛失していた場合は速やかに報告し、適切な手続きを取りましょう。
業務で使用していたパソコン、タブレット、携帯電話なども返却対象となります。これらの機器には業務データが保存されている可能性があるため、返却前には個人的なデータを削除し、業務データは適切にバックアップを取っておきましょう。パスワードの変更や初期化についても、IT部門の指示に従って行います。
その他の備品として、デスクの鍵、ロッカーの鍵、会社の車の鍵、制服、名刺、会社発行のクレジットカードなども返却が必要です。特に会社のクレジットカードについては、個人的な支払いに使用していないか最終確認を行い、未決済の項目がないかチェックしましょう。
図書室や資料室から借りている書籍や資料がある場合も、必ず返却します。また、会社の経費で購入した専門書籍についても、会社の方針に従って返却または引き継ぎを行います。
返却時には、人事部や総務部から返却確認書への署名を求められることがあります。これにより、双方が返却完了を確認できるため、トラブル防止につながります。
社会保険・年金・税金関連の確認
退職に伴う社会保険や年金、税金の手続きは、退職後の生活に直接影響する重要な事項です。会社の人事・総務担当者と連携し、必要な手続きを確実に行いましょう。
健康保険については、退職日の翌日から会社の健康保険の適用外となります。次の会社への転職が決まっている場合は新しい会社で加入手続きを行いますが、転職先が決まっていない場合は、国民健康保険への加入または健康保険の任意継続のどちらかを選択する必要があります。
厚生年金についても、退職により会社での加入が終了します。次の会社で厚生年金に加入するまでの間は、国民年金への加入手続きが必要です。これらの手続きは退職後14日以内に行う必要があるため、必要な書類や手続き方法を事前に確認しておきましょう。
雇用保険については、退職時に雇用保険被保険者証を受け取ります。この証書は転職先での雇用保険加入手続きや、失業給付の申請時に必要となるため、大切に保管してください。
税金関係では、退職時に源泉徴収票を受け取ります。これは年末調整や確定申告で必要となる重要な書類です。特に、退職後すぐに転職する場合は、新しい会社で年末調整を受けるために必要となるため、確実に受け取って新しい会社に提出しましょう。
住民税については、退職月によって手続きが異なります。1月から5月に退職する場合は、残りの住民税を最後の給与やボーナスから一括徴収される場合があります。6月から12月に退職する場合は、普通徴収に切り替えて個人で支払うか、転職先で特別徴収を継続するかを選択できます。
退職前にやるべきことリスト【生活準備編】
退職後の生活を安心して迎えるために、経済面での準備や必要書類の確認を行っておくことが重要です。
有給休暇の消化計画
有給休暇は労働者の権利ですが、退職時に残っている有給を全て消化できるかは、会社の状況や引き継ぎのスケジュールによって左右されます。円満退職を目指すなら、計画的な有給消化が必要です。
まず、現在の有給残日数を人事部で確認しましょう。その上で、引き継ぎに必要な期間を考慮し、いつからいつまで有給を取得するかの計画を立てます。一般的には、引き継ぎを完了した後の期間を有給消化期間とすることが多いようです。
有給消化の計画は、上司と早めに相談することが重要です。業務の都合や引き継ぎのスケジュールを考慮し、双方が納得できる形で有給消化期間を設定しましょう。無理な有給消化は職場の雰囲気を悪くし、円満退職の妨げになる可能性があります。
有給消化期間中も、緊急時には連絡が取れる体制を整えておくことをお勧めします。引き継いだ業務について質問が生じる可能性もあるため、携帯電話は常時繋がる状態にしておき、必要に応じてサポートできるよう準備しておきましょう。
また、有給消化期間を有効活用し、転職活動や資格取得の勉強、心身のリフレッシュなどに充てることで、退職後の新しいスタートに向けた準備を進めることができます。
退職後の生活費・貯金の確認
退職後の経済的な安定を確保するために、生活費の試算と貯金額の確認は欠かせません。特に次の転職先が決まっていない場合は、失業期間中の生活費を賄える資金があるかどうかの確認が重要です。
まず、月々の生活費を詳細に算出しましょう。家賃、光熱費、食費、交通費、通信費、保険料など、最低限必要な固定費と変動費を洗い出します。退職後は収入がなくなるため、できるだけ節約を心がけた現実的な生活費を算出することが大切です。
次に、現在の貯金額と退職金の見込み額を確認します。退職金については、会社の退職金規程を確認し、勤続年数に応じた支給額を事前に把握しておきましょう。ただし、退職金の支給時期は会社によって異なるため、いつ頃受け取れるかも併せて確認が必要です。
失業給付を受給する予定の場合は、受給額と受給期間も試算に含めましょう。失業給付は離職前6か月の給与を基に算出されるため、おおよその受給額を事前に把握することができます。ただし、給付開始までには待機期間があることも考慮に入れておく必要があります。
これらの情報を基に、無収入でも何か月間生活できるかを算出し、転職活動に必要な期間を十分カバーできる資金があるかを確認します。不足が予想される場合は、退職時期を調整するか、アルバイトなどの収入源を検討することも必要かもしれません。
次の転職や活動に必要な書類
転職活動や各種手続きに必要な書類を事前に確認し、退職時に確実に受け取れるよう準備しておくことが重要です。
雇用保険被保険者証は、転職先での雇用保険加入手続きに必要な書類です。また、失業給付の申請時にも必要となるため、退職時に必ず受け取りましょう。紛失している場合は、ハローワークで再発行の手続きが可能です。
源泉徴収票は、年末調整や確定申告で必要となる重要な書類です。退職年内に転職する場合は、新しい会社での年末調整に使用するため、速やかに転職先に提出する必要があります。年内に転職しない場合は、翌年の確定申告で使用します。
年金手帳（基礎年金番号通知書）も、転職先での厚生年金加入手続きに必要です。通常は個人で保管していることが多いですが、会社で預かっている場合は退職時に返却してもらいましょう。
健康保険被保険者証は退職日に返却する必要がありますが、任意継続を希望する場合や、転職先での健康保険加入までの手続きについて、事前に人事担当者に相談しておきましょう。
その他、住民税に関する書類や、企業年金がある場合はその関連書類なども確認が必要です。これらの書類は退職後すぐに必要となる場合があるため、受け取り忘れがないよう、チェックリストを作成して確認することをお勧めします。
転職活動に必要な職務経歴書や推薦状についても、在職中に準備できるものは早めに用意しておきましょう。特に、具体的な業績データや資格証明書のコピーなどは、退職後では入手が困難になる場合があります。
退職前にやるべきことリスト【人間関係編】
円満退職のためには、職場の人間関係を良好な状態で終えることが重要です。感謝の気持ちを適切に表現し、今後も良い関係を維持できるよう心がけましょう。
上司・同僚への感謝の挨拶
職場でお世話になった上司や同僚への感謝の挨拶は、円満退職の重要な要素です。これまでの経験や成長への感謝を込めて、心のこもった挨拶を行いましょう。
直属の上司には、特に丁寧な挨拶を心がけます。これまでの指導やサポートへの感謝、自分の成長に与えてくれた影響などを具体的に伝えることで、より深い感謝の気持ちが伝わります。可能であれば、個別に時間を取って面談形式で挨拶することをお勧めします。
同僚への挨拶は、チーム全体への挨拶と個別の挨拶を使い分けましょう。チーム会議や朝礼などの機会を利用して全体向けの挨拶を行い、特にお世話になった同僚には個別に挨拶の時間を設けます。
挨拶の際は、具体的なエピソードを交えることで、より印象的で心に残る挨拶となります。「○○のプロジェクトで助けていただいたおかげで、大きく成長できました」など、相手との関わりの中で特に印象深い出来事を振り返ることで、相手にも喜んでもらえる挨拶になります。
部下がいる場合は、彼らの今後の成長を願うメッセージも含めましょう。これまでの頑張りを認め、今後への期待を込めた言葉をかけることで、部下のモチベーション向上にもつながります。
挨拶のタイミングも重要です。最終出勤日にまとめて挨拶するのではなく、引き継ぎが完了した段階で順次挨拶を行うことで、慌ただしくない落ち着いた雰囲気で感謝の気持ちを伝えることができます。
お世話になった人への個別のお礼
特にお世話になった人には、全体向けの挨拶とは別に、個別のお礼を伝えることで、より深い感謝の気持ちを表現できます。
メンターとしてサポートしてくれた先輩、困った時に助けてくれた同僚、いつも励ましてくれた部下など、自分の職場生活において特別な存在だった人を思い浮かべてみましょう。これらの人には、時間を取って個別にお礼を伝えることが大切です。
個別のお礼では、その人との具体的な思い出や、どのような場面でどんな助けを受けたかを詳しく話しましょう。「あの時、○○さんにアドバイスをいただいたおかげで、プロジェクトを成功させることができました」など、具体的なエピソードを交えることで、相手にとっても嬉しい記憶として残ります。
感謝の気持ちを形にするために、手紙やメッセージカードを書くことも効果的です。口頭での挨拶に加えて、文字で感謝の気持ちを残すことで、相手にとって長く大切にしてもらえる思い出となります。
お菓子や小さなプレゼントを贈ることを考える場合は、会社の規定や職場の慣習を確認してから行いましょう。金額的には負担にならない程度の、気持ちを表現するものが適切です。
個別のお礼を伝える際は、相手の都合を考慮し、業務の邪魔にならないタイミングを選ぶことが重要です。昼休みや就業後など、相手がリラックスできる時間を選んで話しかけましょう。
SNSや連絡先の整理（必要ならプライベートでのつながりを維持）
退職を機に、職場の人との関係性を整理し、今後も継続したい関係については適切な形でつながりを維持することが大切です。
まず、会社のSNSアカウントやビジネス用の連絡先について確認しましょう。会社のSlackやTeams、社内SNSなどからは退職と同時にアクセスできなくなるため、今後も連絡を取りたい人とは、退職前にプライベートな連絡先を交換しておく必要があります。
LinkedIn、Facebook、TwitterなどのプライベートなSNSでつながっている同僚については、退職後も関係を継続するかどうかを考えて整理しましょう。ビジネス上のつながりとして今後も価値があると思われる関係は維持し、そうでない場合は適切に距離を置くことも大切です。
特に転職先が競合企業の場合は、機密情報の漏洩を避けるため、元の職場の人との関係性については慎重に考える必要があります。会社の規定や業界の慣習に従って、適切な距離感を保つことが重要です。
一方で、真の友人関係に発展した同僚とは、退職後も良い関係を継続したいものです。そのような人とは、プライベートな連絡先を交換し、定期的に連絡を取り合える関係を築いておきましょう。
退職後の連絡については、相手の立場や会社の状況も考慮することが大切です。頻繁すぎる連絡は相手の負担になりますし、現在の会社での立場に悪影響を与える可能性もあります。適度な頻度で、お互いの近況を報告し合える関係を目指しましょう。
退職前にやるべきことを効率よく進めるコツ
退職準備は項目が多く複雑ですが、効率的に進めることで負担を軽減し、円満退職を実現できます。
優先順位をつけてリスト化する
退職準備を効率よく進めるために最も重要なのは、やるべきことを全てリスト化し、優先順位をつけることです。これにより、限られた時間の中で重要なことから確実に進めることができます。
まず、これまでに説明した「仕事編」「社内手続き編」「生活準備編」「人間関係編」の項目を参考に、自分の状況に応じた詳細なチェックリストを作成しましょう。その際、各項目について「いつまでに完了すべきか」「誰と調整が必要か」「どの程度の時間がかかるか」を併せて記載します。
優先順位の設定では、まず法的な義務や会社の規定に関わる手続きを最優先にします。退職届の提出、引き継ぎ業務、貸与品の返却などは、期限が決まっているため最重要項目として扱います。
次に、他の人のスケジュールに影響する項目を優先します。取引先への挨拶、後任者への引き継ぎ、上司との面談などは、相手の都合も考慮する必要があるため、早めに調整を開始することが重要です。
個人的な準備項目については、重要度と緊急度に応じて優先順位を決めます。転職活動中の場合は、必要書類の準備を優先し、有給消化やプライベートな挨拶などは後回しにできる項目として位置づけます。
リストは定期的に見直し、進捗状況に応じて優先順位を調整することも大切です。予想以上に時間がかかる項目が出てきた場合は、他の項目の優先順位を下げるなど、柔軟に対応しましょう。
上司と早めにスケジュールを共有する
円満退職を実現するためには、上司との密なコミュニケーションが欠かせません。退職が決まったら、できるだけ早い段階で上司と退職に向けたスケジュールを共有し、双方が納得できる計画を立てることが重要です。
まず、退職願を提出する前の段階で、上司に退職の意思を伝えます。この時点で、希望する退職日、引き継ぎに必要と思われる期間、有給消化の希望などを大まかに相談しましょう。上司にとっても後任者の手配や引き継ぎ計画を立てる時間が必要なため、早めの相談は歓迎されます。
退職日が正式に決定したら、具体的なスケジュール表を作成して上司と共有します。引き継ぎ業務の内容と期間、関係者への挨拶のタイミング、有給消化期間などを明確にし、上司からの意見も聞きながら調整を行います。
特に重要なのは、引き継ぎ業務のスケジュールです。どの業務をいつまでに引き継ぐか、後任者の決定時期、引き継ぎに必要な研修期間などを具体的に話し合います。業務の複雑さや重要度に応じて、段階的な引き継ぎスケジュールを組むことで、無理のない計画を立てることができます。
週次や月次の定期業務については、引き継ぎのタイミングを特に慎重に検討する必要があります。月末締めの業務や四半期レポートなど、タイミングを逃すと大きな影響が出る業務については、確実に引き継げるスケジュールを組みましょう。
上司との定期的な進捗確認の場も設けることをお勧めします。週に一度程度、引き継ぎの進捗状況や発生した課題について報告し、必要に応じてスケジュールの調整を行います。これにより、最後まで上司との信頼関係を維持しながら、円満に退職を迎えることができます。
また、予期しない事態に備えて、スケジュールには若干の余裕を持たせることも大切です。急な業務が発生したり、引き継ぎに予想以上の時間がかかったりする場合もあるため、柔軟に対応できる計画を立てておきましょう。
感情的にならず「最後まで誠実に」を意識する
退職期間中は様々なストレスや感情的な場面に遭遇する可能性がありますが、最後まで誠実で professional な態度を維持することが、円満退職の鍵となります。
退職を決めた理由が職場への不満や人間関係の問題である場合でも、退職期間中にそれらの感情を表に出すことは避けましょう。不満を口にしたり、批判的な態度を取ったりすることは、これまで築いてきた人間関係を損ない、円満退職の妨げとなります。
引き継ぎ業務において、後任者が理解不足を示したり、質問を繰り返したりしても、イライラすることなく丁寧に対応することが重要です。自分にとっては当たり前のことでも、後任者にとっては全く新しい業務である可能性があります。相手の立場に立って、わかりやすく説明する姿勢を維持しましょう。
同僚からの引き止めや、退職理由についての詮索があった場合も、感情的にならずに冷静に対応します。退職理由については必要以上に詳しく説明する必要はなく、「新しい挑戦をしたい」「キャリアアップのため」など、前向きな表現で答えることが適切です。
最終出勤日まで、遅刻や早退を避け、通常通りの勤務態度を維持することも大切です。「もうすぐ辞めるから」という気の緩みは、周囲に悪い印象を与えてしまいます。最後の一日まで責任感を持って業務に取り組む姿勢が、同僚や上司からの信頼を保つことにつながります。
困難な状況に直面した際は、「この会社で学んだことを次の職場でも活かしたい」「良い思い出として残したい」という気持ちを思い出すことで、感情をコントロールし、誠実な態度を保つことができるでしょう。
まとめ
退職前の準備は多岐にわたりますが、「仕事」「手続き」「生活」「人間関係」の4つのカテゴリーで整理して進めることで、漏れなく効率的に準備を完了することができます。
仕事編では、後任者が困らないよう詳細な引き継ぎマニュアルの作成と丁寧なレクチャー、データや資料の適切な整理、取引先・顧客への心のこもった挨拶が重要です。これらを確実に行うことで、会社への最後の貢献として、業務の継続性を確保できます。
社内手続き編では、退職願・退職届の適切な提出、貸与品の完全な返却、社会保険や年金、税金関連の手続き確認が必要です。これらの法的・制度的な手続きを怠ると、退職後にトラブルが発生する可能性があるため、特に注意深く進めることが求められます。
生活準備編では、有給休暇の計画的な消化、退職後の生活費や貯金の確認、転職や各種手続きに必要な書類の準備が大切です。経済的な安定を確保し、次のステップに向けた準備を整えることで、安心して退職を迎えることができます。
人間関係編では、上司・同僚への感謝の挨拶、特にお世話になった人への個別のお礼、今後も継続したい関係については適切な連絡先の交換を行います。良好な人間関係を維持することは、将来的な人脈としても価値のある資産となります。
これらの準備を効率よく進めるためには、優先順位をつけたリスト化、上司との早期のスケジュール共有、最後まで誠実な態度を維持することがコツとなります。特に感情的にならず、professional な姿勢を保つことは、円満退職の実現に欠かせません。
退職は人生の大きな転換点です。しっかりとした準備を行うことで、現在の職場への感謝の気持ちを適切に表現し、次のキャリアステップに向けて良いスタートを切ることができます。本記事のリストを参考に、余裕をもった退職準備を進め、新しい人生の章を自信を持って始めていただければと思います。
退職は終わりではなく、新しい始まりです。これまでの経験と学びを糧に、次のステージでの更なる成長と成功を心よりお祈りしています。
